Registro de jornada digital obligatorio en 2026: Todo lo que necesitas saber
Si tienes una empresa en Espana — da igual el tamano — el registro de jornada ya es obligatorio desde 2019. Pero en 2026, las reglas cambian. Y mucho.
¿Que obliga la ley actualmente?
El RD-ley 8/2019 (en vigor desde mayo de 2019) establece que todas las empresas deben:
- Registrar la jornada diaria de todos sus trabajadores
- Conservar los registros durante 4 anos
- Ponerlos a disposicion de trabajadores, sindicatos e Inspeccion de Trabajo
Hasta aqui, muchas empresas han cumplido con una hoja de Excel, un cuaderno de papel o incluso nada. Las inspecciones existen, pero han sido relativamente laxas.
Eso esta a punto de cambiar.
¿Que cambia con el nuevo Real Decreto?
El nuevo Real Decreto, actualmente en tramitacion, introduce cambios fundamentales:
1. El registro debe ser digital
Se acabaron el papel, el Excel y el PDF firmado a mano. El sistema de registro debe ser digital, electronico e interoperable.
2. Los registros deben ser inalterables
Una vez registrado un fichaje, no se puede modificar sin dejar constancia. El sistema debe garantizar la inmutabilidad de los datos mediante mecanismos como el sellado criptografico.
3. Acceso remoto para la Inspeccion
La Inspeccion de Trabajo podra acceder a los registros de forma remota y en tiempo real, sin necesidad de personarse en la empresa.
4. Entrega obligatoria al trabajador
Cada trabajador tiene derecho a recibir una copia de sus registros mensuales. El sistema debe facilitar esta entrega de forma automatica.
5. Las multas suben
El regimen sancionador se endurece. Las multas por incumplimiento van de 751 € a 10.000 € por trabajador afectado. Para una empresa de 10 empleados, eso puede suponer hasta 100.000 € en sanciones.
¿Cuando entra en vigor?
El Real Decreto esta en fase de tramitacion. Se espera su aprobacion definitiva durante el primer semestre de 2026, con un periodo de adaptacion que podria ser de 3 a 6 meses.
Nuestra recomendacion: no esperes. Las inspecciones ya estan activas bajo el RD-ley 8/2019, y migrar de un sistema a otro lleva tiempo.
¿La huella dactilar sigue siendo legal?
No. El criterio de la AEPD (Agencia Espanola de Proteccion de Datos) de 2023 considera que el uso de datos biometricos — huella dactilar, reconocimiento facial — para control de presencia laboral no cumple el principio de proporcionalidad del RGPD.
Empresas como CTC Externalización ya han sido multadas con 27.000 € por usar huella dactilar para fichaje.
La alternativa legal es simple: PIN numerico, tarjeta NFC o codigo QR. Sin biometria, sin riesgo.
¿Como preparar tu empresa?
Checklist basico de cumplimiento
- ✅ Tienes un sistema de registro digital (no papel, no Excel)
- ✅ Los registros son inalterables (sellado criptografico o similar)
- ✅ Conservas los datos durante 4 anos
- ✅ Cada trabajador puede acceder a sus propios registros
- ✅ Puedes facilitar acceso a la Inspeccion de Trabajo
- ✅ No usas biometria (huella, facial)
- ✅ Los datos se almacenan de forma segura
¿Y si mi empresa tiene menos de 10 empleados?
La ley aplica a todas las empresas, sin excepcion de tamano. Pero la buena noticia es que existen soluciones gratuitas que cubren todos los requisitos.
Fichaje.work ofrece una edicion Community completamente gratuita, sin limite de tiempo ni de empleados, que cumple con todos los requisitos del RD-ley 8/2019 y esta preparada para el nuevo Real Decreto.
Conclusion
El fichaje digital ya no es opcional. Y con el nuevo Real Decreto, las consecuencias de no cumplir seran mucho mas graves. La buena noticia: adaptarse no tiene por que ser caro ni complicado.
¿Tienes dudas sobre si tu empresa cumple? Contacta con nosotros y te ayudamos sin compromiso.